Erzwingen von Regeln

Wir lieben Methoden und wir lieben Regeln. Nur bin ich fest der Meinung, dass eine Regel nur einen Sinn erfüllt, wenn sie auch beobachtbar und prüfbar ist. Letzteres ist eher optional, aber eine wichtige Eigenschaft.

Ich möchte darauf hinweisen, dass jede Einführung einer zwingenden Regel neben den Vorteilen eines klaren und wohlgeordneten Produktes auch einige Nachteile in seinem Kontext erzeugt:

Implementierungskosten: Der Aufwand, eine Regel präventiv in ein komplexes Tool zu integrieren, kann immens sein.
Wartungskosten: Regeln müssen bei Tool-Updates oder Prozessänderungen angepasst werden.
Opportunitätskosten: Wenn eine zu harte Regel die Expertise in ihrer Arbeit behindert ("False Positives" bzw. unangemessener Aufwand gegenüber den Vorteilen), entstehen Kosten durch Zeitverlust und Frustration.

Gerade in verteilten Umgebungen nutzt es nichts, nur eine Regel zu definieren, sondern man benötigt auch das Feedback, wie und ob die Regel überhaupt umgesetzt wird. Dies nenne ich 'enforcement', auf Deutsch: 'Durchsetzung', und in meinen Augen gibt es hier zwei Haupttypen:

Die präventive Durchsetzung

Hier wird über technische Mittel direkt verhindert, dass eine Regel überhaupt verletzt werden kann.
Übliche Verfahren sind hier eine Einbindung der Regel direkt im Tool oder über eine Prüfung bei der Rückspielung der Änderung in das System.
Diese Durchsetzung ermöglicht ein direktes Feedback. Es wird auch in Änderungsprozessen auf die Regel aufmerksam gemacht.
Die hohe Toolkopplung und die Verhinderung von eventuell begründeten Ausnahmen erfordern eine enge Begleitung durch die Toolabteilung.

Die repressive Durchsetzung

Hier bleibt das Tool, in welchem die Inhalte definiert werden, erst einmal unmodifiziert.
Es wird aber eine nachträgliche Prüfung eingebaut, die dann über ein Dashboard oder einen Bericht direkt signalisiert, an welchen Stellen gegen die Regel verstoßen wurde.
Hier ist es wichtig, einen Kommunikationskanal zu etablieren, damit über diesen Verstoß auch direkt informiert wird. Gibt es keine Verbindlichkeit im Team, so werden die Regelverstöße nicht geahndet und verlieren an Akzeptanz.
Der Bericht sollte auch niemals zur Messung einer Arbeitsleistung verwendet werden, da ansonsten die Nutzbarkeit verloren geht. Mitarbeitende bekommen sehr schnell heraus, wie man die 'richtigen' Informationen einfügt, damit der Report ruhig ist. Daher ist der Bericht als Unterstützung zu verwenden und darf nicht als Teil eines 'Blame-Game' genutzt werden.

Als kleine Diskussion nun die Eigenschaften dieser beiden Verfahren im Vergleich:

Kriterium	Präventiv	Repressiv
Kommunikation von Regel-Änderung	Es wird direkt eine Rückmeldung gegeben, aus der abgeleitet werden kann, dass es eine neue Regel gibt.	Durch die verspätete Rückmeldung über den Bericht wird erst im Nachhinein informiert. Dies kann dazu führen, dass zusätzliche Arbeit entsteht, die vermieden worden wäre, wäre die Regel bereits bei der Änderung bekannt gewesen.
Technischer Aufwand	Meist ist es aufwändig, eine Regelung im Bearbeitungstool direkt so zu integrieren, dass die Zurückführung von inhaltlichen Änderungen in das System geprüft wird. Ist der Datentransfer so gestaltet, dass eine lokale oder abgekoppelte Datenbank erst in ein Hauptsystem übergeführt werden muss, kann die Prüfung gegebenenfalls beim Rückübertrag stattfinden. Der Nachteil der nachträglichen Kommunikation einer Regel bleibt hier aber teilweise bestehen.	Eine Berichterstellung zu implementieren ist meist einfacher, als sich in das Autoren-Tool direkt einzuklinken. Hier ist ein entsprechender Zugang zu den Rohdaten erforderlich sowie die Verteilung des Berichtes. Auch ist bei vielen Regelprüfungen darauf zu achten, dass es nicht zu viele unterschiedliche Berichte gibt, die zu verfolgen sind. Auch ist die Urheberschaft einer Änderung oder eines Moduls zu definieren, da ansonsten die Regelverletzung nicht adressiert werden kann.
Flexibilität	Durch die harte Einführung der Erzwingung können Prozessänderungen oder -abweichungen nur dann implementiert werden, wenn auch der Regelsatz angepasst ist. Auch sind temporäre, notwendige Abweichungen nicht möglich, sodass die Arbeit dann blockiert ist.	Es kann bewusst von einer Regel abgewichen werden, was dann im Report erscheint. Hier kann eine Ausnahmebehandlung definiert werden bzw. ein Problembericht, über den dann die finale, regelkonforme Arbeit dokumentiert angefordert wird. Dies ist flexibler für Ad-hoc-Situationen, kann aber einen kontinuierlichen, schleichenden Qualitätsverfall einleiten. Daher ist die Zahl der Regelverletzungen und Ausnahmebehandlungen kontinuierlich zu beobachten und zu prüfen.
Akzeptanz	Eine präventive Regel-Durchsetzung erschwert die Arbeit, sofern eine Regel nicht beachtet wurde. Hier ist es sehr wichtig, dass über den Zweck und Inhalt der Regel direkt im Tool aufmerksam gemacht wird und eine Lösungsmöglichkeit oder ein -verfahren dargelegt wird. Ist dies nicht der Fall, kann dies sogar so weit führen, dass ein Arbeitsprodukt nicht abgeschickt werden kann und die Arbeit daher umsonst war. Dies führt zu einer sehr hohen Frustration.	Ein Berichtswesen wird meist erst einmal nur aufgenommen. Je nach intrinsischer oder extrinsischer Motivationslage werden die Mängel eigenständig bearbeitet. Hier ist es wichtig, eine enge Verbindung und Verantwortung auch seitens der Leitung (Projekt oder Disziplin) zu pflegen, damit diese Mängel auch nachhaltig von den für das Arbeitsprodukt Verantwortlichen behoben werden. Hier ist es auch wichtig, direkt zu zeigen, wie ein Mangel behoben werden kann.

Kriterium

Präventiv

Repressiv

Kommunikation von Regel-Änderung

Es wird direkt eine Rückmeldung gegeben, aus der abgeleitet werden kann, dass es eine neue Regel gibt.

Durch die verspätete Rückmeldung über den Bericht wird erst im Nachhinein informiert. Dies kann dazu führen, dass zusätzliche Arbeit entsteht, die vermieden worden wäre, wäre die Regel bereits bei der Änderung bekannt gewesen.

Technischer Aufwand

Meist ist es aufwändig, eine Regelung im Bearbeitungstool direkt so zu integrieren, dass die Zurückführung von inhaltlichen Änderungen in das System geprüft wird. Ist der Datentransfer so gestaltet, dass eine lokale oder abgekoppelte Datenbank erst in ein Hauptsystem übergeführt werden muss, kann die Prüfung gegebenenfalls beim Rückübertrag stattfinden. Der Nachteil der nachträglichen Kommunikation einer Regel bleibt hier aber teilweise bestehen.

Eine Berichterstellung zu implementieren ist meist einfacher, als sich in das Autoren-Tool direkt einzuklinken. Hier ist ein entsprechender Zugang zu den Rohdaten erforderlich sowie die Verteilung des Berichtes. Auch ist bei vielen Regelprüfungen darauf zu achten, dass es nicht zu viele unterschiedliche Berichte gibt, die zu verfolgen sind. Auch ist die Urheberschaft einer Änderung oder eines Moduls zu definieren, da ansonsten die Regelverletzung nicht adressiert werden kann.

Flexibilität

Durch die harte Einführung der Erzwingung können Prozessänderungen oder -abweichungen nur dann implementiert werden, wenn auch der Regelsatz angepasst ist. Auch sind temporäre, notwendige Abweichungen nicht möglich, sodass die Arbeit dann blockiert ist.

Es kann bewusst von einer Regel abgewichen werden, was dann im Report erscheint. Hier kann eine Ausnahmebehandlung definiert werden bzw. ein Problembericht, über den dann die finale, regelkonforme Arbeit dokumentiert angefordert wird. Dies ist flexibler für Ad-hoc-Situationen, kann aber einen kontinuierlichen, schleichenden Qualitätsverfall einleiten. Daher ist die Zahl der Regelverletzungen und Ausnahmebehandlungen kontinuierlich zu beobachten und zu prüfen.

Akzeptanz

Eine präventive Regel-Durchsetzung erschwert die Arbeit, sofern eine Regel nicht beachtet wurde. Hier ist es sehr wichtig, dass über den Zweck und Inhalt der Regel direkt im Tool aufmerksam gemacht wird und eine Lösungsmöglichkeit oder ein -verfahren dargelegt wird. Ist dies nicht der Fall, kann dies sogar so weit führen, dass ein Arbeitsprodukt nicht abgeschickt werden kann und die Arbeit daher umsonst war. Dies führt zu einer sehr hohen Frustration.

Ein Berichtswesen wird meist erst einmal nur aufgenommen. Je nach intrinsischer oder extrinsischer Motivationslage werden die Mängel eigenständig bearbeitet. Hier ist es wichtig, eine enge Verbindung und Verantwortung auch seitens der Leitung (Projekt oder Disziplin) zu pflegen, damit diese Mängel auch nachhaltig von den für das Arbeitsprodukt Verantwortlichen behoben werden. Hier ist es auch wichtig, direkt zu zeigen, wie ein Mangel behoben werden kann.

Alternative, abgestufte Verfahren

Warnungen statt Blockade: Statt eines präventiven Verfahrens kann eine direkte Rückmeldung gegeben werden, dass gerade gegen eine Regel verstoßen wird. Dies kann dann bestätigt und trotzdem abgesendet werden. Der Vorteil dieses Verfahrens ist das Beibehalten der Flexibilität und das direkte Feedback. Nachteilig ist hier zu benennen, dass zusätzlich ein Report erforderlich sein wird, über den die Warnungen gesammelt und konsolidiert auf Akzeptanz bewertet werden.
Qualitäts-Kennziffern: Statt einer Warnung wird ein Qualitäts-KPI für ein Artefakt oder einen Satz von Artefakten ausgegeben. Hier kann auch die Vollständigkeit von Artefakten geprüft werden, sofern die Ausarbeitung eines Artefaktes in mehreren Schritten durchgeführt wird. Jede Verletzung einer Regel führt zu einem Abzug. Vorteilhaft ist hier, eine konsolidierte Übersicht mit einem klaren motivatorischen Ziel darzustellen. Auch kann bereits bei der Eingabe auf eine Regelverletzung hingewiesen werden. Dies benötigt allerdings nochmals die doppelte Implementierung: sowohl im Autoren-Tool als auch als konsolidierender Bericht.

Abhängig von der Schwere der Konsequenz der Regelverletzung kann hier differenziert werden. Probleme, die zu einer schweren Folge für das Produkt oder Unternehmen führen, sollten vermieden werden ("präventiv"). Probleme, die eher stilistische oder nur zu Aufwand in der Bearbeitung führen, eher berichtend ("repressiv").

In etablierten Organisationen kann eine Regel auch schrittweise, erst repressiv, dann präventiv, eingeführt werden. Dies bietet ausreichend Vorwarnung über eine kommende Veränderung und Erwartungshaltung.

Weitere Gedanken

Je härter eine Regel umgesetzt wird, desto eher wird sie durch ungültige, aber scheinbar regelkonforme Eingaben umgangen.
Eine Umsetzung einer Regelprüfung sollte nachvollziehbar ("tracebar") bidirektional auf die dazugehörige Regel abgebildet werden. Nur so ist gewährleistet, dass die Regelprüfung auch im Lebenszyklus einer Regel abgebildet ist. Ohne diese Nachvollziehbarkeit können Regeln nicht mehr verändert werden, ohne eine Inkonsistenz in deren Durchsetzung zu haben. Dies kann frustrieren, da scheinbar eine Regel gilt, obwohl sie nicht mehr auffindbar ist.